Srbija je uvek bila plodno tlo za inovacije i poslovanje. U 2019. godini zabeležili smo osnivanje velikog broja novih kompanija i lokalnih preduzeća. Naša ekonomija je uvek nudila osnov za napredovanje start-apova, malih i srednjih preduzeća, lokalnih preduzeća i preduzetnika. Međutim, sigurno je da nove kompanije moraju obaviti detaljnu analizu pre i ubrzo nakon  osnivanja.

Jedna stvar koju je nemoguće zaobići, ili makar razmišljati o njoj jeste outsourcing. Ako se pitate zbog čega bi jedno malo preduzeće  trebalo da angažuje spoljne partnere, evo nekoliko validnih razloga:

  •         Smanjuje opterećenje poslom
  •         Omogućava vam da se fokusirate na svoje poslovne ciljeve
  •         Eliminiše greške, jer deo posla prepuštate profesionalcima
  •         Nadoknađuje nedostatak stručnosti u određenim oblastima (marketing, logistika, knjigovodstvo, itd)

Šta ulazi u listu spoljnih saradnika?

Pogledajte našu listu od 3 ključne poslovne aktivnosti koje bi trebalo da uzmete u obzir da prepustite nezavisnim kompanijama:

Zašto bi trebalo razmotriti mogućnost vođenja knjigovodstvenih usluga kod spoljnog saradnika (agencije za knjigovodstvo)?

Svakom preduzeću je glavni cilj postizanje poslovne izvrsnosti i nuđenje kvalitetnih proizvoda / usluga. Da biste postigli ovaj cilj koji utire put ka liderstvu na tržištu, vaše preduzeće će morati da vesla do svog cilja prolazeći kroz konkurentan pejzaž. Opstanak i čak napredak na konkurentnim tržištima je neophodan za rast, opstanak i razvoj vašeg poslovanja.

Poenta stvari je –

Od vas se zahteva da redovno ažurirate svoje knjige, bez obzira na godine, veličinu poslovanja i konkurentnost tržišta u kome se nalazite. Sada je pitanje – da li ćete moći efikasno da upravljate svojim knjigama, a istovremeno se fokusirajući na osnovne aktivnosti koje vam donose prihod?

Iz iskustva Vam možemo reći da to može biti veoma zahtevno, a često i neizvodljivo.

Mnogo puta smo videli preduzeća da prvo isprobaju opciju „uradi sam“ pre nego što se odluče da knjigovodstvene aktivnosti prenesu na spoljne saradnike. Danas imate pristup brojnim softverskim rešenjima za računovodstvo, kao što su KuickBooks i Ksero, koji možete koristiti za računovodstvene aktivnosti.

Ali, zapitajte se ovo –

Šta ćete učiniti kada naiđete na grešku KuickBooks-a koja se čini da nije rešiva uprkos svim vašim naporima?

Šta ako su brojke na vašem sistemu netačne ili delimično tačne?

Šta ako se konačne cifre do kojih dođete jednostavno ne slažu?

Ova pitanja koja se mogu pojaviti dok samostalno radite knjigovodstvo, sigurno će vas odvratiti od usredsređivanja na ono što je najvažnije – na vaše poslovanje i poslovne performanse.

Ovde vidimo potrebu i ulogu knjigovodstvene agencije:

da preuzme sve vaše knjigovodstvene frustracije i oslobodi vreme koje sada možete preusmeriti ka drugim poslovnim aktivnostima.

Evo nekoliko neoborivih razloga da razmislite o partnerstvu sa stručnjakom za vođenje knjiga

  •  Imaćete više vremena da se posvetite svojim klijentima
  •  Bićete efikasniji i usredsređeni na poboljšavanje proizvoda ili usluga
  •  O mogućim greškama u knjigovodstvu brinu stručnjaci
  •  Vaše knjigovodstvene usluge obavljaće stručnjaci, koristeći najnovije sisteme i procese dostupne u računovodstvu.
  •  Uštedećete novac. Zato što je upravljanje internim knjigovodstvenim timom mnogo skuplje od unajmljivanja knjigovodstvene agencije

Šta morate uzeti u obzir prilikom angažovanja knjigovodstvene agencije?

Sada smo utvrdili važnost partnerstva sa knjigovodstvenom agencijom radi održavanja vaših poslovnih računa. Hajde da napravimo korak napred da navedemo sve tačke koje treba uzeti u obzir prilikom angažovanja takve agencije.

Registracija i kvalifikacija:

Pre nego što angažujete bilo kog partnera, poput knjigovodstvene agencije, prvo morate proveriti da poseduje potrebne veštine i kvalifikacije. Na primer, možete da proverite kakav je položaj agencije kod Udruženja računovođa i revizora Srbije i Komore ovlašćenih revizora. Uradite proveru pre nego što zaposlite agenciju za knjigovodstvene usluge.

Takođe možete zatražiti od agencije koju nameravate da unajmite, da vam pruži detalje u vezi sa njihovim kvalifikacijama. Na ovaj način možete sami da odlučite da li je Agencija efikasna i kvalitetna.

Knjigovođa vs Knjigovodstvena agencija:

Ovo je jedno pitanje o kojem razmišlja većina preduzetnika, malih i srednjih preduzeća. Smatramo da je agencija sigurnija varijanta, naročito ako je u pitanju veće preduzeće gde je potreban tim ljudi koji bi efikasno radio sve knjigovodstvene aktivnosti. Čak i kod manjih preduzeća, uvek je savet unajmiti agenciju koja ima dovoljno ljudskih resursa da se suoči sa svakim finansijskim izazovom. Na ovaj način imate manji rizik u vezi sa pitanjima kao što su privremeno zaustavljanje i ukidanje usluga.

Komunikacija sa klijentima:

Ovo mora biti jedno od glavnih pitanja koja postavljate agenciji koju želite da unajmite. Bilo kakve praznine u komunikaciji mogu rezultirati nedoslednostima, pa čak i usporavanjem rada. Uverite se da je agencija u skladu sa vašim komunikacionim normama. Možete čak i da prenesete željene kanale za komunikaciju kao što su elektronska pošta, Skype, Zoom ili Google Hangout, a takođe možete da podesite frekvenciju ili vreme kada imate redovne sastanke sa agencijom.

Agencija takođe mora brzo odgovoriti na vaša pitanja i mora biti brza u izvršavanju unapred zakazanih zadataka. Postavljanje ovih očekivanja je presudno jer je vaše vreme dragoceno. 

Nakon što predate knjigovodstvene usluge agenciji, trebali biste biti u mogućnosti da se usredsredite na svoje poslovanje.

Politika poverljivosti podataka:

Zapošljavajući agenciju za računovodstvo, moraćete da saznate i kako ona štiti interese svojih klijenata. Imajte na umu da delite sve svoje finansijske podatke sa agencijom koju unajmite i stoga morate da se uverite da su oni pouzdani.

Takođe možete zatražiti od agencije koju unajmite da Vam predstavi osobu koja će biti zadužena za vaše knjige. Na ovaj način ćete imati ideju ko radi na vašem finansijskom sektoru i ko dovršava usaglašavanje banaka. Ako je agencija voljna da podeli ove detalje, to je definitivno plus.

Fleksibilnost u uslugama:

Takođe ćete morati da proverite da li je agencija koju nameravate da zaposlite fleksibilna (barem do određenog stepena) kada je reč o ugovorima o nivou usluge. Takođe, agencija bi trebalo da bude u mogućnosti da uvaži / uvrsti vaše zahteve u svoje ugovorne uslove.

Šta klijenti kažu o agenciji:

Proveravanje tuđih iskustava i recenzija daće vam predstavu da li knjigovodstvenu agenciju za koju razmišljate vredi angažovati ili ne. Na ovaj način ćete moći da utvrdite da li je agencija verodostojna, pouzdana i da li možete sarađivati dugoročno.

Vrste usluga

Sve usluge koje agencija za knjigovodstvo obećava da će pružiti moraju biti utvrđene pre nego što potpišete i zaključite ugovor. Saznajte da li su knjigovodstvene usluge koje su vam potrebne deo vaše liste ponuda.

Nekoliko osnovnih usluga koje možete tražiti od agencije:

Što više usluga pružaju, to bolje. Ako od jedne agencije možete dobiti sve potrebne usluge, to bi bilo idealno.

Cena usluge:

Cena knjigovodstvenih usluga najčešće zavisi od obima posla i broja usluga koje su vam potrebne. Pored toga, količina transakcija i složenost usluga koje se zahtevaju od agencije takođe igraju ulogu u cenama agencije.

Kako utvrditi troškove knjigovodstvenih usluga?

Pored gore pomenutih tačaka, evo nekoliko ideja koje vam mogu pomoći da utvrdite optimalne troškove knjigovodstvenih usluga za vaše poslovanje

Zatražite ponudu:

Kada odluči o obimu posla, agencija može dodeliti zadatke svom timu koji će raditi na vašim računima. Imajući u vidu ove i sve druge faktore, agencija za knjigovodstvo može dati cenu koja će se uklapati sa vašom vrstom poslovanja i prihoda.

Zatražite besplatni probni period:

Pre unajmljivanja agencije možete zatražiti od agencije da Vam ponudi besplatni probni period. Tako ćete sigurno znati da li se iznos koji agencija navodi vredi ili ne.

Mesečne naknade ili fakturisanje po satu ili cene vrednosti:

Ako se odlučite za uslugu koja zahteva da imate fiksnu mesečnu naknadu, morate da zabeležite koje su usluge uključene, a koje ne. Morate preneti željenu opciju plaćanja agenciji pre nego što je unajmite.

Osnovno knjigovodstvo ili napredno knjigovodstvo:

Start-apovi i mala preduzeća, ubrzo nakon svog osnivanja, unajmljuju usluge knjigovodstvenih agencija kako bi uskladili svoje poslovanje sa važećim zakonima i obavezama. U takvim slučajevima je idealno odlučiti se za osnovni knjigovodstveni paket.

Jedan osnovni knjigovodstveni paket bi mogao da obuhvata

Ipak kada vaše poslovanje bude napredovalo i ostvarivalo veći prihod, osnovni paket neće biti dovoljan. Tada je najbolje savetovati se sa agencijom o proširivanju usluga knjigovodstva na izveštaje i druge aktivnosti.

 Četiri koraka za finalizaciju unajmljivanja agencije za knjigovodstvene usluge

Imajući na umu sve gore navedene tačke, možete proučiti navedeni pristup, četiri koraka

  1. korak: Razgovarajte sa knjigovodstvenim agencijama

Zakažite poziv ili sastanak jedan na jedan sa predstavnicima knjigovodstvene agencije.

  1. korak: Definišite usluge koje su vam potrebne

Važno je da unapred razgovarate i definišete usluge koje će vam naplaćivati knjigovodstvena agencija. Takođe je važno da se dogovorite o načinu plaćanja – po usluzi ili fiksno. Možete sastaviti spisak od nekoliko usluga i zatražiti cenovnik kako biste proverili njihov cenovni rang.

  1. korak: Fiksna cena

Jednom kada definišete usluge i obimm posla, vreme je da finalizujete cenu. Potrebno je da razumete šta dobijate od agencije na mesečnom nivou, odnosno koje usluge placate. Koju god cenu da vam agencija ponudi, prvo proverite da li ce ta cena slaže sa vašim poslovanjem i budžetom.

  1. korak: Potpisivanje ugovora

Nakon što definišete obim usluga, cenovnik i način komunikacije, potrebno je da potpišete ugovor o saradnji koji mora sadržati sve detalje saradnje, kao i finalnu cenu. Na ovaj način osiguravate sebe i svoje poslovanje.

 Zaključna razmatranja

Knjigovodstvene usluge su potreba svakog modernog preduzeća. Najbolja ponuda za mala i srednja preduzeća je da se ova potreba zadovolji angažovanjem knjigovodstvene agencije koja može efikasno da upravlja njihovim računima. Prenošenje knjigovodstva spoljnim saradnicima je najbolja opcija, posebno kada uporedite prednosti i nedostatke angažovanja agencije i internog tima. Cene usluga će se razlikovati od posla do preduzeća, jer se obim i složenost transakcija obično razlikuju. Računovodstvene agencije takođe imaju tendenciju da usluge različito vrednuju na osnovu različitih faktora. Na vama je da temeljno obavite istraživanja pre potpisivanja ugovora sa bilo kojom agencijom.

Unajmite knjigovodstvenu agenciju i oslobodite se tereta knjigovodstva.