Koji je, po vašem mišljenju, prvi sistem koji preduzetnik ili vlasnik malog preduzeća uspostavlja ubrzo nakon osnivanja svog preduzeća? Da, najverovatnije će to biti sistem koji evidentira i upravlja troškovima, prihodima i svim ostalim finansijskim aktivnostima – knjigovodstveni sistem.

Novac je u središtu svakog posla. Osnovali ste preduzeće i nudite proizvode ili usluge da biste ostvarili prihod koji se ponovo ubrizgava u posao da bi podstakao rast i investicije koje će dovesti do veće zarade kasnije. 

U ovom tekstu ćemo razgovarati o računovodstvenim sistemima i pronaći odgovore na pitanja koji , zašto i kako implementirati najbolji sistem. 

Šta je knjigovodstveni sistem?

Uopšteno govoreći, ako morate da opišete šta je knjigovodstveni sistem, to bi bio način kojim upravljate evidencijom poslovanja. Uključuje prikupljanje i organizovanje transakcija, račune, troškove plaćene sa bankovnog računa preduzeća, račune i druge poslovne/operativne troškove da biste videli kako ste prošli tokom određenog vremena.

Jednom kada se sve finansijske aktivnosti firme obrade i organizuju, efikasan računovodstveni sistem pruža uvide koji pomažu racionalizaciji vašeg poslovanja.

Drugim rečima, računovodstveni sistem vam pomaže da pratite „šta posedujete“, „šta dugujete“ i „šta drugi duguju vama“.

Kako postaviti računovodstveni sistem za svoje poslovanje?

Postavljanje računovodstvenog sistema može biti vožnja toboganom za one koji se odluče za pristup „uradi sam“. Svakako to možete učiniti ako imate luksuz u smislu vremena i drugih resursa.

Evo nekoliko koraka koje možete slediti da biste započeli –

Otvorite bankovni račun za svoje preduzeće:

Prvo otvorite bankovni račun. Zašto je ovo prvo što treba učiniti? Sa bankovnim računom postaje lako pratiti vaš novčani tok. Takođe, bankovni račun je potreban za prihvatanje plaćanja od vaših dužnika i kupaca, za izvršenje plaćanja vašim poveriocima, za depozite i podizanje novca. Ako zaposleni rade za vas, moraćete da otvorite zaseban račun na platnom spisku da biste im isplaćivali zarade.

Pregledajte svoju trenutnu situaciju:

Organizujte sve dokumente koji su vam na raspolaganju, kao što su računi, priznanice i drugi pravni papiri. Sastanite se sa poreskim savetnikom kako biste potvrdili koji dokumenti se odlažu na čuvanje. Fizička kopija takvih dokumenata može se podneti, dok se skenirana kopija istih može sačuvati na računaru.

Utvrdite svoje finansijske potrebe:

Na osnovu vašeg poslovanja i složenosti vašeg poslovanja, donesite odluku kako ćete zadovoljiti svoje finansijske potrebe. Nakon razmatranja različitih faktora, možete da odlučite da li želite da zaposlite knjigovođu, prepustite funkciju (u potpunosti ili delimično) agenciji za knjigovodstvene usluge ili se odlučite za „uradi sam“ metodu.

Izaberite računovodstveni metod:

Mala preduzeća uglavnom biraju gotovinski metod za računovodstvo (priznaju prihod kada novac pređe u ruke), dok se njihovi veći savremenici odlučuju za način obračunavanja (priznaju prihod kada zarade novac). Razlog za donošenje odluke u korist gotovinske metode je činjenica koju je jednostavno održavati. Međutim, kada su mala preduzeća uključena u prodaju robe, radije se odlučuju za način obračunavanja.

Ako vam je teško odabrati računovodstveni metod koji najbolje odgovara vašem poslu, uvek možete poslušati savet računovođe ili poreskog savetnika.

Izaberite računovodstveni softver:

Prva misao koju vlasnik malog preduzeća ili preduzetnik misli kada razgovara o ’računovodstvenom sistemu’ je – „Mogu to da uradim ručno. Potreban mi je samo dobro održavan ekcel dokument ’. Ako ste ovo vi, garantujemo da ćete se vrlo brzo predomisliti! Računovodstveni softver je jedan od presudnih elemenata vašeg računovodstvenog sistema. Pomaže u rukovanju finansijama, pored toga što vodi evidenciju svih transakcija vašeg preduzeća. Što je najvažnije, softver vam omogućava da pratite novčani tok i redovno vas obaveštava o tome koliko ulaza i izlaza dolazi.

Imajte na umu: Kada otvarate bankovni račun preduzeća, pobrinite se da se on neometano sinhronizuje sa vašim računovodstvenim softverom.

Ručni i kompjuterizovani računovodstveni sistem:

Većina vlasnika malih preduzeća i preduzetnika su skloni da svoje knjigovodstvo i računovodstvo završe ručno. Međutim, pre nego što se odlučite za ručni računovodstveni sistem za vaše poslovanje, na brzinu pogledajte prednosti odabira računarskog sistema.

Prednosti kompjuterizovanog računovodstvenog sistema –

Tačnost:

Računovodstvo i knjigovodstvo uključuju zadatke koji zahtevaju precizno izvršenje. Međutim, sistem ručnog računovodstva ne može uvek osigurati isti nivo tačnosti tokom određenog vremenskog perioda. Takođe, manuelni sistem dolazi sa rizikom od pojave ljudskih grešaka. Da bi se izbegla mogućnost pojave grešaka, najbolje je da se odlučite za kompjuterizovani računovodstveni informacioni sistem.

Brzina:

Na ovu tačku može se navesti kratka fraza – „čovek vs računar“; šta od njih dvoje mislite da je brže? Računar će biti pedantni pobednik, posebno kada su u pitanju brzina i tačnost. Računovodstveni informacioni sistem može obrađivati podatke i generisati izveštaje brže od vas samih. Ako želite uvide koji se mogu primeniti da biste blagovremeno donosili odluke, kompjuterizovani računovodstveni sistem je pravi put.

Integracija sa drugim procesima:

Zamislite samo održavanje zasebne datoteke sa kategorijama za svaki proces u vašem poslu. Može biti zahtevno održavati sve ove datoteke ažurnim i sinhronizovanim u svim procesima. S druge strane, računovodstveni informacioni sistem može biti integrisan u sve vaše procese što olakšava knjiženje transakcija i sticanje preglednosti.

Kako odabrati računovodstveni sistem - Vesti - Best-economy.com

Skladištenje podataka i izrada rezervnih kopija:

Pravljenje rezervnih kopija u računarskom sistemu je mnogo lakše u poređenju sa istim postupkom u ručnom sistemu. Takođe, vreme potrebno za vraćanje (pošto su ručne metode u velikoj meri zasnovane na papiru) može oduzeti puno vremena i fizičkog prostora za skladištenje, za razliku od računarskog računovodstvenog sistema.

Saglasnost:

Morate se usredsrediti na poštovanje svih predviđenih propisa, a računarski sistem je najbolji način da to učinite u minimalnom roku. Ovi informacioni sistemi vam omogućavaju da izvršite proveru usklađenosti na nivou transakcija, osiguravajući da se vaše knjige održavaju u skladu sa regulatornim zahtevima. Kao rezultat, imaćete tačne podatke i blagovremene izveštaje.

Do sada smo videli kako preduzeće može da krene sa postavljanjem računovodstvenog sistema, kao i prednosti odabira računarskog sistema u odnosu na ručni. Krenimo sa diskusijom dalje i pogledajte kako možete poboljšati računovodstveni sistem koji ste postavili za svoje poslovanje.

Uspostavite internu politiku poslovanja:

Ukoliko nemate ustanovljenu relevantnu finansijsku politiku, možete iskusiti rupu u vašem segmentu zarade. Stvorite internu politiku oko rokova plaćanja (za sebe i svoje dužnike) i to uključuje isplate plata. Pored toga, smernice pomažu u praćenju troškova koji nastaju u vašem preduzeću.

Edukujte svoje zaposlene:

Malo ili novoosnovano preduzeće možda neće imati mogućnosti zapošljavanja čitavog internog sektora za upravljanje računovodstvom. Međutim, možete zaposliti jednog ili više ljudi koji su obučeni za knjigovodstvo, finansijske procedure kao i računovodstveni softver.

Automatizujte svoje procese:

Možete znatno poboljšati finansijski i računovodstveni sistem svog preduzeća automatizacijom većine procesa (ako ne i svih). Neke od oblasti koje možete razmotriti kao automatizaciju su preuzimanje podataka, plaćanja, praćenje vremena, prijavljivanje poreza, naplata i upravljanje troškovima i računima. Automatizacija će utrti put ka efikasnom donošenju odluka, pojednostavljenom računovodstvenom procesu i poboljšanom novčanom toku.

Integracija između odeljenja:

Računovodstveni sistem ne može da funkcioniše kao sistem silosa, već zahteva da se sve ostale poslovne funkcije integrišu sa njegovim softverom kako bi se obezbedila neometana sinhronizacija informacija. Potpuno integrisani računovodstveni sistem pokazaće se kao sredstvo za donošenje pravovremenih i efikasnih odluka.

Usvojite grupnu obradu plaćanja:

Ako biste račune plaćali kako i kada ih primite, većinu svog vremena potrošićete na plaćanje. Umesto toga, usvojite metodu grupne obrade u kojoj se svi računi objedinjuju i isplaćuju unapred određenog dana u mesecu.

Rezimirajmo korake koje možete slediti za postavljanje i poboljšanje računovodstvenog sistema vašeg poslovanja –

  • Sarađujte sa poreskim konsultantom / računovođom kako biste postavili temelje računovodstvenog sistema.
  • Otvorite poslovni bankovni račun.
  • Izaberite način računovodstva za svoje poslovanje.
  • Izaberite računovodstveni softver.
  • Obučite svoje osoblje za upravljanje objavljivanjem unosa u softver.

Uradi sam ili zaposli profesionalca?

Iako gore navedene tačke jesu pojednostavljeni način uspostavljanja efikasnog računovodstvenog sistema, to nije sve što treba da uradite. Ima još mnogo toga.

Ovde se od vas zahteva da odlučite da li želite sami da vodite računovodstvo svog preduzeća ili da angažujete stručnjaka koji će upravljati ovim sektorom umesto vas.

Ako se odlučite za samostalno računovodstvo, moraćete se detaljno informisati o računovodstvenim propisima i praksi koji se stalno menjaju. Pored toga, moraćete da učite metodom pokušaja i grešaka dok istovremeno radite na ostalim sektorima vašeg preduzeća. Računovodstvo troši vreme i moraćete da radite kroz računovodstveni informacioni sistem.

Drugim rečima, „uradi sam“ je moguće ako imate vremena i istrajnosti da svojim knjigama dobro upravljate i ažurirate ih. Međutim, upozorenje je da ćete se možda odvratiti od drugih operacija koje zahtevaju vašu pažnju.

Unajmljivanje profesionalca jeste najbolji način upravljanja finansijama i računovodstvenim funkcijama. Profesionalna agencija ili savetnik uvek su na vrhu promena koje se dešavaju u računovodstvu i knjigovodstvu i mogu vam uzeti dosadan zadatak upravljanja poslovnim računima. Na ovaj način dobićete pristup najboljem računovodstvenom softveru koji profesionalci koriste, kao i stručnosti dobro obučenih računovođa i poreskih savetnika koje zapošljavaju.

Uvek je najbolje ako se preduzeće fokusira na svoje osnovne operacije koje donose prihod i predaje funkcije koje mogu biti prenete agencijama.

Kako odabrati računovodstveni sistem - Vesti - Best-economy.com

Zaključak

Da li ste ambiciozna poslovna osoba koja želi da u dogledno vreme otvori malo preduzeće? Ili ste malo ili novoosnovano preduzeće koje se bori da uspostavi i poboljša sistem računovodstva? Predstavili smo vam savete koji mogu da pomognu vašem „poslu“ da napreduje. Angažujte poreskog savetnika/računovođu ili profesionalnu računovodstvenu agenciju da upravlja vašim knjigama i generiše potrebne izveštaje. Kao rezultat toga, imaćete vremena i resursa da se usredsredite na podizanje vašeg poslovanja na viši nivo.

 

.